Adjoint Facility – C1 (m/f/x)

Sous la responsabilité de votre supérieur hiérarchique, vous êtes chargé de superviser et de réaliser diverses tâches logistiques, notamment :

• Vous apportez le support logistique nécessaire lors de l’organisation d’événements, en supervisant l’équipe de commis et en étant le point de contact avec les organisateurs internes ;
• Vous suivez les bons de commande de « Catering » et veillez à la distribution et à la qualité des prestations (boissons, sandwiches, etc.) en fonction des besoins ;
• Vous accueillez et accompagnez les visiteurs, entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de service ;
• Vous veillez au bon suivi des commandes ;
• Vous gérez le stock des consommables et assurez leur distribution (ex. : réception et contrôle des marchandises livrées).

En cas de besoin :

• Vous préparez et remettez en état les salles de réunion ;
• Vous assurez l’entretien et le nettoyage régulier des kitchenettes, machines à café, réfrigérateurs et autres appareils ;
• Vous effectuez des transports de personnes ainsi que des livraisons ou réceptions de documents, tant à Bruxelles qu’en dehors, en respectant scrupuleusement le Code de la route ; vous tenez à jour le « Carnet de bord » et assurez l’entretien du véhicule (nettoyage intérieur et extérieur, suivi des entretiens chez le concessionnaire, contrôle technique).

Vous êtes également chargé de tâches administratives pour assurer le bon fonctionnement de la Cellule Facility, à savoir :

• Vous assurez un support administratif (classement, numérisation de documents papier, impression ou destruction de documents) ;
• Vous classez de manière physique ou digitale des documents, notes, PV, courriers, mails …, en vue d’en faciliter la consultation ;
• Vous apportez votre soutien à la gestion de la boîte mail de la Cellule ;
• Vous gérez le courrier entrant et sortant ;
• Vous participez à l’application correcte et régulière des instruments de planification, gestion, contrôle et évaluation (tableaux de bord).

Vous apportez un soutien au service infrastructure de la Cellule Facility, notamment en :

• Recueillant les demandes des occupants en première ligne et en apportant une solution adéquate dans les délais requis ;
• Offrant un support administratif et technique pour la mise en œuvre de projets ;
• Assistant votre N+1 dans les demandes de devis, les achats et le suivi ;
• Participant ponctuellement ou en soutien aux réunions et en collaborant avec les Services internes et externes de prévention et protection du travail.

Informations complémentaires :

– Contacts internes : Tous les membres du personnel de Brusafe.

Contacts externes : Principalement des sociétés externes et des fournisseurs.

Degré d’autonomie : Vous disposez d’une certaine autonomie, mais demandez l’avis de votre supérieur avant de prendre des décisions. Vous partagez la responsabilité de la qualité et/ou de la quantité du service fourni avec un tiers (supérieur, collègue ou autre service).

Brusafe est l’École Régionale des Métiers de la Sécurité, de la Prévention et du Secours. Cette école regroupe en son sein les actuelles structures de formation existantes : l’Académie Régionale de Police de Bruxelles, le Centre de Formation des Pompiers de Bruxelles, l’Institut de Formation de l’Aide Médicale Urgente, l’École Régionale d’Administration Publique (volet sécurité et prévention).

Les premières missions de Brusafe sont notamment de :

• Mettre en œuvre une vision intégrée et multidisciplinaire de la sécurité au sens large ;
• Soutenir les différentes écoles par la mutualisation de processus communs (notamment, secrétariat, cellule pédagogique, communication, comptabilité, marchés publics, ICT, etc.) ;
• Soutenir les écoles en fournissant une infrastructure commune et multidisciplinaire pour accueillir les différents étudiants et organiser des exercices intégrés et/ou spécifiques pour chaque matière.

Au 1er janvier 2025, les services de Brusafe intégreront safe.brussels.

Diplôme requis : Diplôme d’enseignement secondaire supérieur ou équivalent :

• Attestation de réussite de la 6ème année d’enseignement secondaire de plein exercice (ou)
• Certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou diplôme d’aptitude à l’enseignement supérieur (ou)
• Diplôme délivré après réussite de l’examen prévu à l’article 5 des lois sur la collation des grades académiques (ou)
• Diplôme ou certificat d’une section de l’enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d’au moins 750 périodes

Expérience exigée :   Vous avez une expérience professionnelle pertinente de minimum trois années dans le domaine de la gestion logistique, durant lesquelles vous avez dû réaliser au moins cinq des huit tâches suivantes :

1. Préparation et remise en état des salles de réunion ;
2. Entretien et nettoyage régulier des kitchenettes, machines à café, réfrigérateurs et autres appareils ;
3. Accueil et accompagnement des visiteurs, entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de service ;
4. Soutien logistique lors d’événements (ex. : déplacement d’équipements, montage et démontage de stands et de tentes) ;
5. Réalisation de diverses tâches manuelles (ex. : emballage, déballage, montage, installation et déménagement de mobilier) ;
6. Petits travaux de maintenance (ex. : changement de serrure, positionnement des tables) ;
7. Suivi des commandes (ex. : déchargement, réception et contrôle des marchandises livrées) ;
8. Support administratif (classement, distribution de la documentation officielle, des courriers, des fiches de présence et des documents de réunion, numérisation des originaux papier, impression ou destruction de documents).

Condition particulière requise :

Vous possédez le permis de conduire de catégorie B, ou un permis de conduire européen équivalent pour cette catégorie.

Compétences comportementales :

• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions
• Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous vous exprimez oralement de manière claire et compréhensible.

Atout : Étant donné que vous évoluez dans un environnement bilingue, la connaissance active du néerlandais est un atout pour l’exercice de cette fonction.

Nous vous offrons :

Échelle de traitement : C1

Salaire de départ (salaire annuel brut indexé, indemnités réglementaires non comprises) : 31.703,75 €

Avantages

• Un environnement de travail dynamique en plein développement ;
• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée (37,5 heures par semaine),
• Prime de langue à condition de nous fournir toute preuve de réussite démontrant la connaissance du néerlandais via Selor ou une école de langue reconnue ;
• Prime de fin d’année ;
• Remboursement à 100% des frais de transport en commun (cumulable) ;
• Prime vélo ;
• 34 jours fériés par an (au prorata de la période travaillée dans l’année en cours) ;
• Possibilité de télétravail ;
• Possibilités de formation étendues.

Étape 1 : Vérification des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du :

• Diplôme requis
• Permis de conduire
• Et de posséder l’expérience professionnelle appropriée.

La vérification de votre expérience se fait sur base de votre C.V. tel qu’il aura été complété et communiqué à la date limite d’inscription. Veillez dès lors à accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées pour le screening qualitatif des C.V.   Complétez votre C.V. dans la langue de l’emploi pour lequel vous postulez.

Étape 2 : Entretien de sélection

Les candidats ayant réussi l’étape précédente seront invités à un entretien de sélection visant à évaluer les compétences comportementales liées à la fonction. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et votre adéquation avec la fonction à pourvoir.

Pour réussir cette étape, un minimum de 50% est requis.

Étape 3 : Finalisation de la sélection

Le candidat retenu sera invité à entrer en fonction impérativement avant le 31/12/2024.

Attention, l’ensemble des communications relatives à cette sélection se feront par courriel.  Veillez donc à nous communiquer une adresse électronique valide et à la consulter régulièrement.

Conditions d’affectation

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être entrer en fonction – remplir les conditions suivantes à la date d’affectation :

• Être belge lorsque les emplois comportent une participation directe ou indirecte à l’exercice de la puissance publique ou que les fonctions ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de l’État ou d’autres collectivités publiques
• Les citoyens revêtus d’une nationalité autre que belge et non ressortissants de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen sont admissibles, dans les services du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale et des personnes morales de droit public qui en dépendent, aux emplois civils qui ne comportent pas de participation directe ou indirecte à l’exercice de la puissance publique ou aux fonctions qui n’ont pas pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de l’État ou des autres collectivités publiques.
• Si vous posez votre candidature dans une langue autre que celle de votre diplôme, vous devez avoir le certificat linguistique Article 7 correspondant à votre diplôme.
• Être d’une conduite répondant aux exigences de l’emploi
• Jouir des droits civils et politiques
• Être porteur d’un diplôme ou certificat d’études en rapport avec le niveau du grade à conférer.

Lieu habituel de travail : L’École Régionale des métiers de la sécurité : Rue du Planeur 10, 1130 Haren

Renseignements complémentaires : 

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès d’Anissa EL YAZIDI – Attachée généraliste RH – recruitment@safe.brussels

La candidature, composée d’un curriculum vitae actualisé, détaillé, d’une lettre de motivation, de la copie des titres et diplômes requis ainsi que du permis de conduire, sera adressée par courriel, à l’adresse suivante : job@brusafe.brussels pour le 22 novembre 2024 au plus tard, sous le titre  «Adjoints Facility  (m/f/x) ».

Brusafe mène une politique d’égalité des chances et de diversité. Dans ce cadre, nous veillons à garantir l’égalité des chances, de traitement et d’accès à nos procédures de sélection aux candidats présentant un handicap/un trouble/une maladie. Nous leur proposons des aménagements raisonnables afin que leurs compétences puissent être testées dans des conditions qui ne les désavantagent pas par rapport aux autres candidats.